E-fatura Nedir?

Elektronik posta, elektronik ticaret, elektronik imza derken son yıllarda hayatımızda sık sık görür olduk bu “e”leri. Onlardan biri de e-fatura. E- fatura, elektronik ortamda hazırlanan faturalara verilen isim özetle. Kağıda basılmayan ve sunucular tarafından alıcı / satıcıya iletilir. Özellikle kurumsal işlemler için her bakımdan kazançlı. E- fatura uygulamasıyla en çok zamandan ve kağıttan tasarruf ediliyor ancak işin derininde daha pek çok avantaj barındırıyor. Şimdi gelin e-fatura işlemini başlıklar altında inceleyelim.

Kimler e-fatura kullanabilir?

Zamandan kazanmak ve tüm işlemlerini hızlıca, pratik bir şekilde halletmek isteyen herkes e-fatura sistemini kullanabilir. Ticari firma olarak Anonim Şirketi, Limited Şirket, Şahıs Şirketi statüsünde bulunan ve e-fatura kullanmak isteyen herkes elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. Elektronik fatura ve az sonra tanımlayacağımız elektronik arşiv kullanabilmek için herhangi bir ciro kısıtlaması yoktur. Ciro elektronik faturaya zorunlu geçiş limitinin altında kalan şirketler de isterlerse elektronik fatura kullanıcısı olabilirler. Bazı işletmeler zorunlu olarak e-fatura kullanmak zorundadır. Gelir Dairesi Başkanlığı zorunlu e-fatura üzerine şöyle bir prensip düzenledi. Bu düzene göre madeni yağ lisansına sahip ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL’nin üzerinde olan firmalar e-fatura kullanmak zorundalar. Ayrıca ÖTV’ye tabi olan gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten ya da bu ürünlerin ithalatını yapan firmalar da e-fatura kullanma zorunluluğuna sahipler.

E-fatura nasıl düzenlenir?

E- fatura birkaç yöntem ile düzenlenebilir. Bunlardan ilki efatura.gov.tr adresinde bulunan e-fatura portalı aracılığıyla ücretsiz olarak e-fatura hazırlamak. Bu sistem fatura adedi yüksek olmayan işletmeler için ideal. Bir diğer yöntem ise maliye tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerden biri aracılığı ile e-fatura oluşturmak. Düzenlenen bu e-faturaları kendi muhasebe sisteminize aktarabilirsiniz. Tabi bunun için ekstra bir entegrasyon yazılımı kullanmanız gerekir. Bilgi işlem sisteminizi maliye ile entegre ederek de fatura kesebilirsiniz. Özellikle fatura adedini yüksek ise bu yöntemi tercih edebilirsiniz.

E- faturaya geçmek maliyetli midir?

Bunun için TUBİTAK’tan mali mühür satın almanız gerekir. Şahıs firması ile e-imza ile de başvuru yapabilirsiniz. Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi ile e-fatura sistemini kullanacaksanız entagrasyon maliyeti ödemeniz gerekir. Burada tam rakam vermek yanıltıcı olabilir çünkü maliyetler değişkenlik gösterebilir.

E-fatura ve e-arşiv uygulaması arasındaki fark nedir?

E-fatura uygulaması ile elektronik ortamda fatura hazırlarsınız ve bu faturaları yalnızce e-fatura uygulamasını kullanan firmalara gönderebilirsiniz. E- arşiv faturasını ise alım satım işlemleri yaptığınız firmalardan hem e-fatura kullanıcısı olanlara hem de e-fatura kullanıcısı olmayan firmalara gönderebilirsiniz. Yani e-arşiv’de sadece e-fatura uygulaması kullanan müşterilerle sınırlı değilsiniz.

E-fatura avantajları nelerdir?

Birkaç maddede toparlayalım;

* Elbette en büyük katkısı maliyeti azaltması. Yazıcı, toner, kartuş, kağıt gibi kırtasiye malzemelerinden tasarruf etmenizi sağlar. Böylelikle her fatura kesişinizde kağıt israfını da önlemiş olursunuz.
* Faturalarını dosyaların içinde tek tek ayırıp, raflara kaldırmak gibi bir zorunluluğunuz olmaz. Tek tıkla istediğiniz faturaya ulaşabilir böylece zamandan da kar edersiniz.
* Geçmişe dönük faturaları aramakla uğraşmaz hepsini arşivinizden kolayca bulabilirsiniz.
* Firmalar arasında posta ile fatura teslimi için emek harcamazsınız, firmalar arası iletişim çok daha hızlı olur.
* Muhasebe sisteminiz ile senkronize çalışır ya kendi sisteminizi bu sisteme rahatça entegre edebilirsiniz.
* Kağıt belgelerin her zaman kaybolma riski vardır. E-fatura’da böyle bir şey olmaz, faturaların kaybolma riski azalır.
* Çevre dostudur, kağıt israfını önler.

E- fatura dezavantajları nelerdir?

* Mali mühür almanız gerekir ve yaptığınız her şeyi e-deftere de işleme zorunluluğunuz vardır.
* Geriye dönük faturalarda en fazla 7 gün geriye gidebilirsiniz. Geçmişe yönelik uzun vadede fatura kesemezsiniz.
* Kestiğiniz faturalar Maliye tarafından izlenir, anlık olarak takip edilir.
* Alınan Mali mühürlerin 3 yılda bir yenilenmesi gerekir ki bu da ekstra maliyet doğurur.